Demandez à n’importe quelle personne qui réussit comment elle arrive à en faire autant, et elle vous dira que la clé est de gérer le temps efficacement. Le problème de la plupart des gens (en particulier les entrepreneurs) est que nous nous éparpillons trop.
L’amélioration se produit lorsque vous vous concentrez sur un nombre réduit de tâches plus importantes.
Vous trouvez que vous n’avez pas assez de temps pour accomplir toutes vos tâches quotidiennes ? Vous essayez d’en faire trop et ne parvenez pas à gérer votre temps efficacement.
Créer un plan de gestion du temps signifie que vous rayez plus d’éléments de votre liste de tâches. C’est une façon intelligente de moins stresser tout en faisant plus. Et pour tout savoir sur les jours ouvrés cliquez sur le lien
4 étapes pour une planification efficace du temps
Les compétences en gestion du temps ne viennent pas naturellement. Même les personnes les plus productives ont du mal à rester sur la bonne voie sans plan.
Si vous ne planifiez pas les tâches à l’avance, vous devez décider sur quoi travailler dans l’instant.
Cela peut bien fonctionner pour les deux premières heures de votre journée. Mais dans l’après-midi, vous êtes mentalement fatigué. Il devient plus difficile de prendre de bonnes décisions.
L’autre gros problème du travail à la petite semaine est le sophisme de la planification.
Les humains sont naturellement mauvais pour deviner combien de temps il faudra pour faire quelque chose. Lorsque nous estimons combien de temps quelque chose va prendre, nous avons tendance à être trop optimistes et à supposer que nous allons finir beaucoup plus vite que ce qui est réaliste.
1. Créez un budget temps
Rappelez-vous cette erreur de planification que nous venons de mentionner ? La planification du temps peut être délicate. Il est difficile de deviner correctement le temps que prendra chaque activité.
Le suivi du temps résout ce problème.
Si vous utilisez déjà un outil de suivi du temps, tant mieux ! Vous avez des données que vous pouvez utiliser pour voir exactement combien de temps des tâches similaires ont pris.
Sans suivi automatique du temps, il est un peu plus difficile de faire des estimations précises, mais vous pouvez toujours le faire. Suivez manuellement votre temps en notant les heures de début et de fin de toutes les tâches que vous abordez chaque jour.
- Listez toutes vos tâches et vos objectifs
Pour créer votre budget temps, listez toutes vos tâches récurrentes et vos objectifs pour la semaine suivante. N’oubliez pas de comptabiliser les tâches administratives, comme la facturation, le traitement des salaires, etc.
- Estimez le temps dont vous aurez besoin
Une fois que vous avez une liste de tout ce que vous devez faire, essayez d’estimer le temps dont vous avez besoin pour accomplir chaque tâche.
Jusqu’à ce que vous ayez des données précises, utilisez votre meilleure estimation et ajoutez un peu de temps supplémentaire pour vous donner une marge d’erreur. Rappelez-vous – il est beaucoup plus facile de combler le temps supplémentaire à la fin de la semaine que de travailler autour d’un horaire chargé.
2. Hiérarchisez les tâches
Une fois que vous avez créé un budget temps et listé tout ce que vous devez faire pour la semaine, il est temps de hiérarchiser les priorités.
Regardez votre liste de tâches et mettez une étoile à côté de tout ce qui est critique pour la mission – des tâches qui sont à la fois sensibles au temps et importantes pour le succès de votre entreprise. Ces éléments sont vos principales priorités.
Puis, mettez un point à côté de tout ce qui est sensible au temps, mais qui n’est pas vital pour votre entreprise. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de soumettre une commande de traiteur pour un événement d’entreprise avant jeudi après-midi.
Finissez en marquant les éléments qui ne sont pas importants ou sensibles au temps. Ces éléments peu prioritaires seront les dernières choses que vous ajouterez à votre planning (si tant est qu’ils y parviennent).
Ne craignez pas de déléguer
C’est une bonne occasion de déléguer les choses qui n’ont pas besoin de figurer dans votre assiette.
Attribuez-les à d’autres personnes.
Ces tâches peuvent inclure :
- Des tâches répétitives qui s’intègrent dans votre flux de travail
- Des tâches avec des procédures et des résultats clairement définis
- Des tâches d’administration qui nécessitent peu ou pas de connaissances spécialisées ou d’expertise
Enfin, vous pouvez éliminer complètement certaines tâches. Si une tâche n’est pas sensible au temps, importante pour le succès de l’entreprise et ne vaut pas la peine d’être déléguée à quelqu’un d’autre, demandez-vous si elle doit absolument figurer sur votre liste de tâches.
3. Créez un planning
Une fois que vous savez combien de temps prennent les tâches et que vos priorités sont définies, vous pouvez planifier en conséquence.
Calculez votre semaine par tranches de 7 jours.
Il est tentant de planifier plusieurs semaines à l’avance pour ne pas avoir à se soucier du planning.
Ne faites pas cela. Créer des plans de gestion du temps pour une semaine à la fois vous donne la possibilité de vous ajuster lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. Si vous essayez de planifier trop longtemps à l’avance, vous ne ferez que dérailler et vous vous retrouverez au point de départ.
Utiliser le blocage du temps
Un excellent moyen de créer votre planning hebdomadaire et de vous assurer que vous serez en mesure de vous y tenir est d’utiliser le blocage du temps.
Le blocage du temps consiste à consacrer des blocs de temps à chaque tâche spécifique. Par exemple, vous pourriez décider de commencer votre journée de travail en répondant à des courriels pendant 15 minutes, puis de travailler pendant 90 minutes sur la tâche la plus importante de la journée, etc.
Utilisez les blocs de temps pour découper des moments de la journée où vous vous concentrerez sur des tâches spécifiques.
En plus de vous permettre de rester organisé, faire cela vous aidera également à vous mettre dans le bon état d’esprit pour effectuer une tâche particulière, car vous saurez exactement quand vous la ferez.
4. Investissez dans un logiciel de gestion du temps
Bien que vous puissiez certainement utiliser une simple liste de tâches pour gérer vos tâches et votre temps, une solution logicielle de gestion du temps peut vous fournir beaucoup plus de fonctionnalités, comme le suivi du temps, l’organisation des tâches par projet ou par client, etc.
